El primer evento en sufrir las consecuencias de la pandemia fue el Mobile World Congress. Y luego llegaron todos los demás… Durante el confinamiento de los primeros meses, una de las actividades más afectadas en las empresas e instituciones fue la organización de los eventos corporativos. 

Posteriormente, las juntas de accionistas, los congresos, las conferencias… fueron reapareciendo, adaptándose a las nuevas circunstancias y echando mano sobre todo de la tecnología como una herramienta de las organizaciones para mantener la visibilidad de su marca hasta recuperar la normalidad. Los actos presenciales se convirtieron en digitales para seguir mejorando su reputación y potenciando sus estrategias corporativas. El reto era no parar.

Hace unos meses, Carme Artigas, secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, explicó en un evento, digital, que «hay años luz, ‘años perro’ y ‘años COVID’”, al referirse a la gran velocidad con la que la transformación digital ha calado en la sociedad española. Según Artigas, “un año de COVID equivale a seis de digitalización”. 

Esta realidad también es aplicable a los actos corporativos; las limitaciones derivadas por la pandemia han generado nuevas oportunidades y una serie de ventajas a las que ya no vamos a renunciar, como la masiva difusión con la que hasta ahora no contábamos o la participación de oradores y expertos antes inaccesibles al estar a miles de kilómetros.  

Los eventos híbridos

Sin embargo, una gran parte de las profesionales que nos dedicamos a la gestión y organización de los eventos apostamos por una futura combinación de la versión presencial y de la digital, lo que comúnmente hemos llamado “formato híbrido”. Eso sí, cuando las circunstancias sanitarias lo permitan.

Porque el formato online por si solo quizás se quede cojo. Uno de los objetivos principales de los eventos físicos es la oportunidad de comunicarse de forma personal y directa con los grupos e interés de la organización; darse a conocer y relacionarse de manera cercana con el público objetivo. Y en esto los actos presenciales no tienen competencia.  

La dificultad será combinar estos dos formatos de tal manera que no haya asistentes de primera ni de segunda, es decir que tanto los invitados presenciales como los digitales se mantengan conectados al evento porque sientan cumplidas sus expectativas. 

Pero más allá de ser un formato físico, virtual o híbrido, la organización de un evento corporativo lleva implícita una rigurosa planificación y una serie de tareas más allá de lo que se ve a simple vista:

1. Establecer objetivos

La organización de un evento siempre debe tener un objetivo claro, que será el punto sobre el que pivote el resto de las decisiones que vamos a tomar; incluso la selección del espacio, del cáterin o del personal de apoyo tendrán que responder al propósito marcado previamente.

Esta primera fase también lleva implícita decidir a qué tipo de grupo de interés nos dirigimos. Se ahorrará tiempo y esfuerzo si las bases de contactos están actualizadas.

2. Concretar el presupuesto

Debemos ser realistas y conscientes desde el primer momento de con cuántos recursos económicos y humanos contamos. Si diseñamos un evento cuyas necesidades superan nuestros límites presupuestarios, podemos llegar a frustrarnos al no poder hacerlo realidad.  

3. Seleccionar una fecha adecuada

En la medida en que se pueda, es importante elegir una fecha que no coincida con la de otros eventos del sector o grandes acontecimientos nacionales y locales. También es recomendable que no se celebre ni lunes ni viernes para alcanzar la máxima difusión posible. 

4. Planificar las fases

La planificación es posiblemente uno de los factores más importantes de un evento a la hora de garantizar su éxito. Se recomienda elaborar un cronograma con el detalle de cada tarea, sus responsables y sus fechas de ejecución. 

5. Escoger los elementos adecuados para el evento

Una vez que conocemos qué queremos hacer, cuándo y con cuantos recursos contamos, debemos escoger el espacio más adecuado, el cáterin si fuese necesario, los servicios técnicos y audiovisuales, el personal de apoyo…

6. Elaborar los contenidos

Es el momento de plasmar toda la creatividad y la innovación para que los eventos cumplan los objetivos marcados. Estas tareas van desde la conceptualización del acto, el diseño de la imagen y la creación de una plataforma, hasta la elaboración de las invitaciones y la redacción de los discursos y guiones, entre otros.  Cada miembro del equipo estará informado de sus funciones y responsabilidades.

7. Agradecimiento, encuesta y análisis posevento

Al terminar el evento, es recomendable agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes con el envío de una comunicación que incluya una breve encuesta. Además, con el objetivo de mejorar para próximas ocasiones, siempre es una buena práctica realizar un informe que analice de manera crítica todas las fases del evento.

 ¡Y ya estaremos preparados para el siguiente evento!