Uno de los mayores desafíos que las organizaciones deberán afrontar cuando volvamos a la normalidad (pandemia, borrascas, terremotos mediante…) será demostrar que la comunicación no es algo exclusivo de los momentos de crisis, sino que una adecuada política de comunicación es fundamental también en su día a día.
La comunicación corporativa no debería limitarse a la gestión cotidiana y a responder a las cuestiones que el exterior va dictando, con acciones improvisadas y reactivas; está en juego algo tan valioso como la reputación de las organizaciones, y con ella, la continuidad de sus negocios.
Para saber hacia dónde tenemos que ir, la mejor manera es disponer de un plan comunicación corporativo que vaya marcando el camino; una hoja de ruta con las acciones a realizar para transmitir el mensaje adecuado al público objetivo en base a una planificación de tiempo y de recursos disponibles.
Además, al contrario de lo que se puede pensar, un plan de comunicación es la herramienta más eficaz que tienen las organizaciones para gestionar futuras situaciones de crisis y conseguir minimizar sus efectos negativos. Si sabes a dónde vas, es más fácil cambiar de ruta. Muchas empresas dan fe de esto después de unos cuantos meses ya de pandemia.
Las tres claves de un buen plan de comunicación
Pero para que contribuya realmente a la gestión de la empresa, el plan de comunicación debe ser:
- Estratégico, que recoja y transmita los valores de la organización y esté alineado a sus objetivos.
- Flexible, que se adapte, sin rigideces, a los cambios que puedan surgir durante su elaboración e implantación.
- Integral, que abarque a todas las áreas de la organización, porque todas comunican de una manera u otra en su día a día. Por eso, es necesaria la implicación transversal del equipo directivo en el plan de comunicación.
Pero ¿cómo se elabora un plan de comunicación corporativo? Estos son los pasos que se recomiendan:
1. Realizar un análisis interno y externo de tu organización.
Para que el plan sea verdaderamente eficaz y responda a las necesidades reales de cada empresa o institución, el primer paso consistirá en realizar un análisis tanto de su entorno como de su situación interna. Es importante saber en qué momento se encuentra el sector y la competencia, cuáles son las previsiones regulatorias a corto y medio plazo, qué situación económica y social tiene el territorio donde está implantada… Pero también lo es conocer el plan estratégico de la empresa y su grado de desarrollo, los resultados financieros, los logros de los planes de comunicación anteriores…
Cuando se recopile toda esta información, será de gran utilidad un análisis DAFO para identificar cuáles deberían ser los objetivos y qué oportunidades o fortalezas de la organización se pueden aprovechar para alcanzarlos.
2. Definir los objetivos de tu plan de comunicación.
Es uno de los puntos más importantes, ya que, si no definimos los objetivos correctamente y somos realistas, las acciones que desarrollemos posteriormente no nos permitirán alcanzarlos. Los objetivos deben ser concretos, asequibles, medibles y delimitados para un tiempo específico. Y, como he mencionado anteriormente, deben estar alineados a la estrategia global de la organización. Pueden ser, por ejemplo, vender más, ser más conocidos o valorados, generar más confianza o todo al mismo tiempo.
3. Conocer a tu público objetivo.
Cuanta más información se tenga sobre los posibles interlocutores, más fácil será llegar a ellos. Es muy importante conocerlos bien (sus costumbres, gustos, nivel económico…), porque de ello dependerán los mensajes, el tono y los canales que se utilicen. Por ejemplo, no tendría mucho sentido diseñar un plan basado en redes sociales si la empresa se quiere dirigir a un público de un rango de edad de entre 60 y 80 años.
4. Definir el mensaje.
El discurso corporativo debe ser claro y conciso, y gramaticalmente correcto, sin faltas ortográficas. Si no somos capaces de explicar brevemente a nuestro público objetivo cuál es nuestro mensaje, nuestro plan no tendrá sentido.
Al contrario de lo que a veces se piensa, el lenguaje claro ni es vulgar, ni infravalora, sino que permite comunicar de forma directa, transparente y eficaz. Además, el lenguaje y el tono debe ser acorde al público objetivo.
5. Elaborar el presupuesto y planificar los recursos.
Las organizaciones no tienen recursos infinitos, por lo que hay que hacer un uso lo más óptimo posible de ellos. Para ello, se requiere crear un presupuesto y detallar los recursos tanto económicos como humanos con las que contamos. No sería adecuado definir unas acciones que luego no se puedan llevar a cabo por falta de planificación.
6. Seleccionar los canales.
Para transmitir de forma eficaz a un público objetivo, es importante hacerlo a través de los canales que estos suelen utilizar. Se pueden elegir diferentes herramientas, canales y soportes de comunicación, tanto online como offline, siempre que se tenga capacidad para gestionarlos.
7. Desarrollar las acciones en tiempo.
Cuando se tiene incorporada toda esta información previa, es el momento de definir las acciones de comunicación que se van a llevar a cabo para conseguir cada objetivo fijado previamente. Cada acción debe estar incluida en un cronograma con la fecha prevista de su implantación, priorizando las más relevantes.
8. Evaluar y medir los resultados obtenidos.
Si el plan de comunicación terminase aquí, estaría incompleto. No conoceríamos si se están cumpliendo los objetivos y si es necesario modificar algún elemento para su óptima implantación. Si no queremos perder tiempo ni dinero, debemos dedicar esfuerzo a una buena medición y analítica. Por ello, la última fase es la de evaluar los resultados obtenidos.
La comunicación es conseguir que lo que somos sea lo mismo que lo que dicen que somos. Y eso no se consigue improvisando. La única manera de no perder el rumbo es disponer de un plan de comunicación, que nos asegure que nuestros mensajes llegan a quien deben llegar, sin dejarnos a nadie, utilizando todos los canales que tenemos a nuestro alcance.
0 Comentarios