En Girona se celebra estos días la Setmana dels Rahola, un ciclo de actividades vinculadas al periodismo y la comunicación que desde hace diez años organizan el Colegio de Periodistas de Catalunya y la Diputación. Una de estas actividades – abiertas a todo el mundo, por cierto, para participar de una reflexión general sobre el mundo de la comunicación – ha sido un diálogo entre el periodista Dani Vilà, jefe de informativos de Televisió de Girona, y Patrícia Plaja, la periodista que ejerce como portavoz del gobierno catalán.

A pesar de que en este espacio se ha tratado ya en diversas ocasiones sobre la importancia de la figura del portavoz para la comunicación de empresas, entidades e instituciones, el mencionado diálogo invita a ponerla de nuevo en valor. En primer lugar, por la singularidad del caso si hablamos de portavoces gubernamentales. Porque aquí, a diferencia de Estados Unidos, por ejemplo, donde suelen ser periodistas, lo más habitual es designar personas que formen parte del gobierno – sean ministros, consejeros o secretarios – y que estén al servicio de este. En gobiernos “polifónicos”, o sea de coalición entre distintas fuerzas, en algunos casos se han designado portavoces rotatorios, lo que, lejos de ofrecer una imagen y un mensaje único, objetivo básico de todo portavoz, ha evidenciado aún más la polifonía. Y esto, con una ciudadanía distanciada y un panorama político fragmentado, debe tenerse muy presente. Porque cada vez serán más los gobiernos polifónicos.

El gobierno catalán, de coalición, tiene a una periodista como portavoz. No es la primera vez. Otra periodista, Aurora Massip, también excelente profesional de la comunicación, fue portavoz de un anterior gobierno de coalición, en 2007.

Cuando Plaja fue nombrada portavoz del actual gobierno catalán, el presidente afirmó que su designación respondía a la voluntad “de profesionalizar la comunicación” y de “trasladar la información a la ciudadanía con toda la claridad y la máxima celeridad”. “Es fundamental que el gobierno informe de las decisiones, evitando las especulaciones”, dijo. Pues eso.

Y aquí radica la segunda de las razones para poner de nuevo en valor la figura del portavoz: porque es el responsable de trasladar los mensajes de una organización. Una gran responsabilidad.

El portavoz debe ser una persona que genere confianza al receptor, de forma que cuando este lo escucha sea capaz de entender todo lo que está comunicando. Debe estar bien informado; tener la habilidad de absorber rápidamente una información y reproducirla con seguridad y propiedad. Con un mensaje sencillo y claro.

Debe saber escuchar. Ha de ser creíble. La mentira está prohibida. Debe ser honesto. Si no tiene la información que se le solicita en un momento determinado, debe reconocerlo y si es posible hacer lo que corresponda para procurar facilitarla más tarde. No cabe especular.

Un portavoz no debe ser necesariamente alguien que tome decisiones, pero sí que es necesario que esté en la toma de decisiones para poder indicar qué impacto tendrá el mensaje, cómo será interpretado, qué enfoque es el mejor y si la gente lo entenderá.

Y todo esto debe prepararse, prepararse y prepararse. Porque la improvisación nunca es una opción en comunicación.

Ser portavoz no resulta una tarea fácil porque, además, por su grado de exposición pública, es a menudo objeto de críticas. Críticas que deben saber encajarse.

Patrícia Plaja reconoció abiertamente que la tarea de portavoz no es fácil: “Cada martes – que es cuando tienen lugar las comparecencias públicas para informar de los acuerdos del gobierno catalán – tengo un tribunal delante y paso un examen público”.

Pero a pesar de la dificultad, los portavoces, los buenos portavoces, son necesarios. Porque aseguran el mensaje de una organización. Por lo tanto, empresas, entidades, instituciones, organismos… designen y formen portavoces. Ya sea directivos, electos, técnicos especializados o profesionales de la comunicación. El perfil que consideren mejor para su organización. Resulta altamente recomendable que lo hagan.