A menudo la comunicación en las empresas y organizaciones se limita a gestionar el  día a día, sin más criterio que difundir lo que se considera positivo o responder a las  cuestiones que se plantean. Pero la comunicación es mucho más, la comunicación  es la gestión de la reputación de nuestra empresa y de nuestra organización y, por lo  tanto, de su identidad, de lo que piensan y dicen de nosotros. Y eso no puede ser  fruto de la improvisación, de la suerte o de las capacidades individuales de quien  gestiona nuestra comunicación. La única manera para no perder el rumbo es  disponer de un Plan de Comunicación que nos diga qué acciones debemos llevar  a cabo, a quién nos hemos de dirigir, cuáles son los mensajes, qué canales debemos  utilizar y, en definitiva, todo lo que nos debe permitir generar confianza y  conocimiento entre nuestros entornos más inmediatos.

Os dejamos 10 motivos por los que pensamos que es esencial disponer de un Plan de Comunicación:

1. La comunicación no se puede improvisar. Debe ser fruto de una reflexión, de un diagnóstico, de un análisis profundo de cuál es la situación de nuestra empresa y de hasta dónde quiere llegar.

1. La comunicación es una constante. No podemos comunicar hoy sí y mañana no. Debemos comunicar de manera permanente y constante, y esto requiere saber qué decir en cada momento, a quién debemos decirlo, cómo hemos de decirlo y qué medios tenemos que hacerlo. El Plan de Comunicación debe marcar las pautas.

1. Comunicar es utilizar todos los recursos que tenemos a nuestro alcance. No nos podemos quedar con lo de «ya lo hemos dicho». Tenemos que estar seguros de que nuestros mensajes lleguen a quien deben llegar y que no nos dejemos a nadie, utilizando todos los canales que tenemos a nuestro alcance, y de los que a veces no somos conscientes.

1. La comunicación es conseguir que lo que somos sea lo mismo que dicen que somos. Saber cuál es nuestro discurso corporativo, nuestro relato, el mensaje que permite que nuestra identidad se corresponda con aquella que los otros piensan que tenemos, es fundamental para crear una cultura de confianza con nuestros clientes y usuarios. Y esto lo conseguiremos con un buen Plan de Comunicación.

5. Comunicar es conocer nuestro entorno. Hoy, todos somos un líder de opinión y un medio de comunicación en potencia, y si no conocemos nuestros a interlocutores quiere decir que no estamos comunicando adecuadamente. No podemos dejar a nadie al margen, empezando por aquellos que forman parte de nuestra organización. Identificar a los públicos es necesario para comunicarse. Y una vez identificados deben formar parte del Plan de Comunicación. 

6. Si no decimos lo que somos otros dirán lo que no somos. La comunicación debe formar parte de las habilidades de gestión de nuestra empresa, porque en el momento que dejamos de comunicar, otros ocuparán nuestro lugar. Por eso es importante que nuestro Plan de Comunicación disponga de un calendario donde se recojan todas las acciones que llevaremos a cabo en el momento oportuno.

7. Para comunicar debemos saber a quién se ha de comunicar. Conocer las capacidades de las personas encargadas de comunicar dentro de una organización, saber qué tienen que decir y cuándo han de decirlo es fundamental y no siempre es así, no siempre tenemos a punto a la persona que deberá actuar como portavoz de nuestra empresa.

8. Comunicar es una estrategia ligada a la estrategia de la organización. ¿Hasta dónde queremos llegar? Esta es la pregunta que nos debemos hacer antes de empezar a comunicar y, por tanto, tenemos que adaptar nuestro Plan de Comunicación a las estrategias de la propia organización, todos deben remar en la misma dirección.

9. Comunicar también significa disponer de recursos. Gestionar económicamente la comunicación es esencial para garantizar su continuidad. Saber qué nos cuesta comunicar y qué rentabilidad obtenemos con la comunicación es básico para saber qué estamos haciendo y porqué lo hacemos.

10. La comunicación planificada es garantía de éxito. La estrategia del Plan de Comunicación sirve para planificar en función de los objetivos de la organización y para garantizar el éxito de las acciones de comunicación que llevamos a cabo. El resto es improvisar y perder el tiempo.

Las respuestas a todas estas cuestiones las encontramos en el Plan de Comunicación, por eso es importante tener una estrategia que nos diga hasta dónde queremos ir, de qué manera, con qué medios, con qué recursos, con qué acciones… Sólo así garantizaremos una buena comunicación.