Sovint la comunicació a les empreses i organitzacions es limita a gestionar el dia a dia, sense cap més criteri que difondre allò    que es considera positiu o respondre a les qüestions que es plantegen. Però la  comunicació és molt més, la comunicació és la gestió de la reputació de la nostra  empresa i de la nostra organització i, per tant, de la seva identitat, del que pensen i  diuen de nosaltres. I això no pot ser fruit de la improvisació, de la sort o de les capacitats individuals de qui gestiona la nostra comunicació.

Per això és necessari planificar, saber on volem arribar i quins mitjans tenim al  nostre abast per assolir aquest objectiu. I l’única manera de no perdre el rumb és  disposar d’un Pla de Comunicació que ens digui quines accions hem de dur a terme,  a qui ens hem de dirigir, quins son els missatges, quins canals hem d’utilitzar i, al  cap i a la fi, tot allò que ens ha de permetre generar confiança i coneixement entre  els nostres entorns més immediats.

Us deixem 10 motius pels quals pensem que és essencial disposar d’un Pla de  Comunicació:

1.  La comunicació no es pot improvisar. Ha de ser fruit d’una reflexió, d’un  diagnòstic, d’una anàlisi profunda de quina és la situació de la nostra empresa i  d’on vol arribar.

2. La comunicació és una constant. No podem comunicar avui sí i demà no. Hem de comunicar de manera permanent i constant, i això requereix saber què hem de dir en cada moment, a qui li hem de dir, com hem de dir-ho i amb quins mitjans ho hem de fer. El Pla de Comunicació ens ha de marcat les pautes.

3. Comunicar és utilitzar tots els recursos que tenim al nostre abast. No ens podem quedar amb allò de “ja ho hem dit”. Hem d’estar segurs que els nostres missatges arriben a tothom a qui han d’arribar i que no ens deixem ningú, utilitzant tots els canals que tenim al nostre abast, i dels quals a vegades no som prou conscients.

4. La comunicació és aconseguir que allò que som sigui el mateix que diuen que som. Saber quin és el nostre discurs corporatiu, el nostre relat, el missatge que permet que la nostra identitat es correspongui amb aquella que els altres pensen que tenim, és fonamental per crear una cultura de confiança amb els nostres clients i usuaris. I això ho aconseguirem amb un bon Pla de Comunicació.

5. Comunicar és conèixer el nostre entorn. Avui, tots som un líder d’opinió i un mitjà de comunicació en potència, i si no coneixem els nostres interlocutors vol dir que no estem comunicant adequadament. No podem deixar ningú al marge, començant per aquells que formen part de la nostra organització. Identificar els públics és necessari per comunicar. I una vegada identificats han de formar part del Pla de Comunicació.

6. Si no diem el que som altres diran el que no som. La comunicació ha de formar part de les habilitats de gestió de la nostra empresa, perquè en el moment que deixem de comunicar, altres ocuparan el nostre lloc. Per això és important que el nostre Pla de Comunicació disposi d’un calendari on es recullin totes les accions que durem a terme en el moment oportú.

7. Per comunicar hem de saber qui ha de comunicar. Conèixer les capacitats de les persones i les persones que han de comunicar dins d’una organització, saber què han de dir i quan han de dir-ho és fonamental i no sempre és així, no sempre tenim a punt qui ha d’actuar com a portaveu de la nostra empresa.

8. Comunicar és una estratègia lligada a l’estratègia de l’organització. On volem arribar? Aquesta és la pregunta que ens hem de fer abans de començar a comunicar i, per tant, hem d’adaptar el nostre Pla de Comunicació a les estratègies de la pròpia organització, tothom ha de remar en la mateixa direcció.

9. Comunicar també vol dir destinar recursos a la comunicació. Gestionar econòmicament la comunicació és essencial per garantir la seva continuïtat, saber què ens costa comunicar i quina rendibilitat obtenim amb la comunicació és bàsic per saber què estem fent i perquè ho fem.

10. La comunicació planificada és garantia d’èxit. L’estratègia del Pla de Comunicació serveix per planificar en funció dels objectius de l’organització i per garantir l’èxit de les accions de comunicació que duem a terme. La resta és improvisar i perdre el temps. 

Les respostes a totes aquestes qüestions les trobem en el Pla de Comunicació, per això és important tenir una estratègia que ens digui on volem anar, de quina manera, amb quins mitjans, amb quins recursos, amb quines accions… Només així garantirem una bona comunicació.