Cuando se desarrolla el plan de comunicación de una compañía hemos de identificar una lista de interlocutores que sean capaces de transmitir de una manera clara y concisa los mensajes clave de la empresa.

Probablemente se nos viene a la cabeza el presidente o el CEO, como las figuras que deben realizar la función de portavoz; pero esto no siempre resulta fácil cuando nos encontramos ante un perfil carismático bajo o con ejecutivos que no reúnen las características deseadas para enfrentarse a determinadas situaciones mediáticas que permitirán a la compañía alcanzar el éxito.

Una cosa es hablar bien y tener los mensajes claros en la cabeza y otra muy diferente es saber comunicar y hablar para ese periodista que busca una gran exclusiva o un titular que enganche a su audiencia.

¿Qué características debe tener un buen portavoz?

1. Estar bien informado. Un buen portavoz debe tener habilidad para captar de manera rápida una información y reproducirla con seguridad y propiedad. 

El secreto de un buen portavoz será siempre estar bien preparado: conocer al detalle la temática que se va a tratar, tener claro el perfil de los periodistas que lo van a entrevistar, conocer las audiencias a las que se dirige, contar con un argumentario corporativo actualizado, conocer al detalle la actualidad de la empresa y, por supuesto, del sector y, sobre todo, tener interiorizados los statement oficiales ante temas sensibles, susceptibles de una crisis.

2. Mostrar empatía. Es importante que el portavoz sepa escuchar y sea paciente. Conectar positivamente con la persona que le está entrevistando ayudará a obtener mejores resultados. 

3. Todo comunica. No hay que olvidarse de la comunicación no verbal, ya que le estaremos dando información indirecta al periodista: desde la imagen personal a la postura empleada o incluso el movimiento de las manos. 

4. Silencios, esos grandes aliados. Aprender a gestionar los silencios puede ser un recurso muy útil para enfatizar determinados datos estratégicos. Cuando haya un silencio, dejemos al periodista que tome la iniciativa. No hay que incomodarse. 

5. Responder a lo que se pregunta. Ajustarse a la pregunta lo máximo posible es clave para controlar la respuesta. Utilicemos frases cortas y sencillas, evitando oraciones demasiado largas, esto hará que no se ofrezca una información que no se tenía pensado transmitir.  Pensemos que el periodista tiene un tiempo limitado, evitemos también que se aburra. 

6. Prohibido utilizar demasiados tecnicismos. Los datos son necesarios y siempre deben acompañar el mensaje para que tenga un mayor gancho informativo. Sin embargo, se debe evitar un abuso continuado, para así no dificultar la comprensión del discurso. Humanizar el mensaje que se ofrece también es positivo. 

7. Disponibilidad. Puede parecer un aspecto de sentido común, pero los portavoces deben estar accesibles y fácilmente localizados en momentos de crisis o en oportunidades en que la empresa tiene la oportunidad de aparecer positivamente en la prensa. Por ejemplo, si el portavoz de la empresa está todas las semanas viajando fuera del país y no puede atender a los medios de forma ágil, probablemente tengamos que buscar otro interlocutor.

Pensemos que los portavoces son la cara y la voz visible de las compañías y deben estar formados y preparados para sacar el máximo partido a sus intervenciones. El portavoz tiene que entrenar sus habilidades comunicativas y la mejor manera de hacerlo es mediante los llamados Media Trainings, sesiones de formación adaptadas a la realidad de su empresa y su sector, donde se trabajan todos los aspectos mencionados anteriormente. La formación de portavoces requiere, sin duda, una inversión de tiempo y esfuerzo, pero siempre se rentabiliza. ¡No lo olvidemos!

En resumen, un portavoz formado e informado será vital para proteger la reputación de una organización. 

Dice el refrán que “al mal tiempo, buena cara” y nosotros decimos que “al mal portavoz, buena dosis de comunicación”.