El primer esdeveniment a patir les conseqüències de la pandèmia va ser el Mobile World Congress. I després van arribar tots els altres … Durant el confinament dels primers mesos, una de les activitats més afectades a les empreses i institucions va ser l’organització dels esdeveniments corporatius.

Posteriorment, les juntes d’accionistes, els congressos, les conferències … van anar reapareixent, adaptant-se a les noves circumstàncies i recorrent sobretot a la tecnologia com una eina de les organitzacions per mantenir la visibilitat de la seva marca fins a recuperar la normalitat. Els actes presencials es van convertir en digitals per seguir millorant la reputació i potenciant les estratègies corporatives. El repte era no parar.

Fa uns mesos, Carme Artigas, secretària d’Estat de Digitalització i Intel·ligència Artificial, va explicar en un esdeveniment, digital, que “hi ha anys llum, ‘anys gos’ i ‘anys COVID'”, al referir-se a la gran velocitat amb la qual la transformació digital ha calat en la societat espanyola. Segons Artigas, “un any de COVID equival a sis de digitalització”.

Aquesta realitat també és aplicable als actes corporatius; les limitacions derivades per la pandèmia han generat noves oportunitats i una sèrie d’avantatges a les quals ja no renunciarem, com la massiva difusió amb la qual fins ara no comptàvem o la participació d’oradors i experts abans inaccessibles per estar a milers de quilòmetres .

Els esdeveniments híbrids

No obstant això, una gran part de les professionals que ens dediquem a la gestió i organització dels esdeveniments apostem per una futura combinació de la versió presencial i de la digital, el que comunament hem anomenat “format híbrid”. Això sí, quan les circumstàncies sanitàries ho permetin.

Perquè el format online per si només potser es queda coix. Un dels objectius principals dels esdeveniments físics és l’oportunitat de comunicar-se de forma personal i directa amb els grups i interès de l’organització; donar-se a conèixer i relacionar-se de manera propera amb el públic objectiu. I en això els actes presencials no tenen competència.

La dificultat serà combinar aquests dos formats de manera que no hi hagi assistents de primera ni de segona, és a dir que tant els convidats presencials com els digitals es mantinguin connectats a l’esdeveniment perquè sentin complertes les seves expectatives.

Però més enllà de ser un format físic, virtual o híbrid, l’organització d’un esdeveniment corporatiu porta implícita una rigorosa planificació i una sèrie de tasques més enllà del que es veu a simple vista:

1. Establir objectius

L’organització d’un esdeveniment sempre ha de tenir un objectiu clar, que serà el punt sobre el qual pivoti la resta de les decisions que hem de prendre; fins i tot la selecció de l’espai, del càtering o amb el personal de suport hauran de respondre al propòsit marcat prèviament.

Aquesta primera fase també porta implícit decidir a quin tipus de grup d’interès ens dirigim. Estalviarem temps i esforç, si les bases de contactes estan actualitzades.

2. Concretar el pressupost

Hem de ser realistes i conscients des del primer moment de quins recursos econòmics i humans disposem. Si dissenyem un esdeveniment que superi els nostres límits pressupostaris, podem arribar a frustrar-nos en no poder fer-lo realitat.

3. Seleccionar una data adequada

En la mesura que es pugui, és important triar una data que no coincideixi amb la d’altres esdeveniments del sector o grans esdeveniments nacionals i locals. També és recomanable que no se celebri ni dilluns ni divendres per assolir la màxima difusió possible.

4. Planificar les fases

La planificació és possiblement un dels factors més importants d’un esdeveniment a l’hora de garantir el seu èxit. Es recomana elaborar un cronograma amb el detall de cada tasca, els seus responsables i les seves dates d’execució.

5. Escollir els elements adequats per a l’esdeveniment

Una vegada que coneixem què volem fer, quan i amb tots els recursos que comptem, hem d’escollir l’espai més adequat, el càtering si fos necessari, els serveis tècnics i audiovisuals, el personal de suport …

6. Elaborar els continguts

És el moment de plasmar tota la creativitat i la innovació perquè els esdeveniments compleixin els objectius marcats. Aquestes tasques van des de la conceptualització de l’acte, el disseny de la imatge i la creació d’una plataforma, fins a l’elaboració de les invitacions i la redacció dels discursos i guions, entre d’altres. Cada membre de l’equip estarà informat de les seves funcions i responsabilitats.

7. Agraïment, enquesta i anàlisi postesdeveniment

Quan acabi l’esdeveniment, és recomanable agrair i conèixer el grau de satisfacció dels assistents amb l’enviament d’una comunicació que inclogui una breu enquesta. A més, amb l’objectiu de millorar per a properes ocasions, sempre és una bona pràctica realitzar un informe que analitzi de manera crítica totes les fases de l’esdeveniment.

I ja estarem preparats per al següent esdeveniment!