Lo tengo claro. Son las siguientes: 

1. Prepararse.
2. Prepararse.
3. Prepararse.

Cierto que prepararse significa muchas cosas, así que me gustaría remarcar tres ideas esenciales que hay que tener en cuenta para ejercer correctamente de portavoz de una entidad, organización, empresa… ¡o incluso de uno mismo! 

• Saber a quién nos estamos dirigiendo y adaptarnos a este quién.

Si estoy interviniendo en un medio de comunicación generalista, evitaré usar palabras técnicas que solo se entienden en el argot de mi empresa/entidad.

Si estoy haciendo un discurso en una entrega de premios de redacción escolar, intentaré no enrollarme y saber qué puede interesar a las niñas y niños de lo que les pueda explicar. 

Si estoy haciendo el discurso en la cena de Navidad de la empresa o institución que dirijo, lo que haré sobre todo es agradecer el esfuerzo del equipo para poder seguir adelante.

• Saber en nombre de quién hablamos y respetarlo. 

Si hablamos en nombre de una institución pública, deberemos evitar dar mensajes en un tono político decantado hacia una determinada ideología. 

Si hablamos como especialistas de un área concreta, deberemos evitar dar nuestra visión sobre cómo lo están haciendo en otras áreas de la organización.

Si hablamos como entrenadores de un equipo de un determinado club, debemos conocer cómo es el club y cómo quiere mostrarse ante sus aficionados.

• Ser conscientes de que todo comunica. 

Y tener cuidado también de los códigos de vestuario que debemos observar; de la imagen que transmitimos, de la expresión de nuestra cara, de los gestos que hacemos…

Todo lo que explico es de sentido común, evidentemente. Ahora bien, este sentido común debe activarse. Y es difícil hacerlo cuando decidimos qué diremos mientras estamos subiendo las escaleras del escenario o mientras andamos hacia el acto después de una jornada de reuniones complejas. Necesitamos un poco de tiempo y también, si no somos expertos, buscar ayuda de profesionales que nos formen y que nos acompañen.

Como decía Sócrates, “aquello que no merece ser escrito, tampoco merece ser escuchado”. Por lo tanto, si no nos preparamos, con suerte pasaremos desapercibidos, pero lo más probable es que acabemos transmitiendo una mala imagen de la organización/entidad que representamos y de nosotros mismos.

Un portavoz transmite la reputación de una entidad/organización o empresa. Transmite la identidad y la credibilidad más allá del mensaje concreto que pretenda dar.

Ponerle un poco de conciencia representa un antes y un antes en la relación con nuestros interlocutores. ¡Adelante!