En pocs anys, les newsletters, o butlletins informatius, han guanyat molt de pes en la comunicació de les organitzacions, tant de manera interna com externa. Perquè són relativament senzilles de fer, molt versàtils i poden tenir una àmplia difusió si es disposa d’una bona base de dades de contactes. A més, no són tan invasives com altres fórmules de comunicació: simplement, ens apareixen a la safata d’entrada del correu electrònic i nosaltres decidim si les fullegem o les llegim senceres i en quin moment i com.

Des de Síntesi, n’hem fet i en fem de molts formats diferents, i ja fa anys que en prediquem els beneficis:

• Informació fiable. Les newsletters poden esdevenir el principal mitjà de comunicació per als públics interns, aportant a tothom alhora informació fiable i precisa, desmuntant la hipotètica rumorologia que hi pot haver quan la informació no es trasllada de manera adequada.

• Segmentació. Els butlletins són molt flexibles i es poden adaptar a tots els públics externs de l’organització, des dels clients o usuaris fins als proveïdors o la població en general. No tots han de rebre la mateixa informació presentada de la mateixa manera, perquè cada públic té els seus propis interessos. Poder segmentar el discurs és un dels avantatges d’aquest canal de comunicació, sense que es disparin els costos.

• Periodicitat. Les newsletters, per definició, són una eina periòdica. La que vulguem. N’hi ha de mensuals, de quinzenals, de setmanals i, fins i tot, de diàries. El fet d’arribar periòdicament al correu electrònic dels nostres receptors ens facilita mantenir la comunicació oberta amb ells, de manera regular, i esdevenir punt de referència i, a la llarga, fins i tot prescriptors del nostre àmbit.

Les eines actuals permeten que aquest tipus de butlletins puguin incorporar tot tipus de materials, des dels tradicionals textos escrits fins a les imatges (fotos, vídeos, gràfics…), les peces d’àudio o altres continguts. Aquesta versatilitat en el format també aporta flexibilitat en els continguts: podem dedicar espai per a la informació de tipus més corporatiu, reservar apartats a qüestions destacades del nostre sector, informar de novetats que considerem interessants (tant internament com externament) o, inclús, posar alguna nota d’humor quan s’escaigui.

Com deia abans, a Síntesi hem fet i fem newsletters de tots els colors. Des de butlletins absolutament corporatius per a públics interns i externs fins a d’altres que serveixen, amb un to més desenfadat, per cohesionar la plantilla interna. Perquè les newsletters tenen això, que s’adapten a les nostres necessitats comunicatives, siguin les que siguin.