Amb la comunicació, passa sovint que tothom es pensa que en sap. I amb els portaveus, passa sovint que tothom es pensa que ho sap fer. I, també molt sovint, les empreses i organitzacions es llencen a la piscina sense mirar primer si hi ha aigua. Suposo que la metàfora s’entén: en moltes ocasions, empreses i organitzacions es posen a comunicar i a designar portaveus de manera improvisada, sense cap rumb ni estratègia i sense tenir en compte el més bàsic, un mínim de formació.

A Síntesi, des de fa molts anys ens dediquem (entre moltes d’altres coses) a formar possibles portaveus per quan calgui aquesta figura. I normalment cal en moments de crisis o d’incidents. I si el portaveu que apareix públicament en aquestes situacions no disposa de la formació necessària, la destrossa pot tenir conseqüències greus per a la reputació i la credibilitat de l’organització. Com sempre diem, la formació de portaveus no és un luxe, sinó una necessitat.

Quan fem formació de portaveus, a més de l’explicació més teòrica, també preparem exercicis pràctics en els quals es detecten moltes coses: qui pot ser un bon portaveu, qui no és capaç de superar els nervis, qui ofereix unes explicacions que ningú li ha demanat i que entorpeixen que el discurs s’entengui, qui segueix fil per randa el relat… I a partir d’aquí, a treballar les mancances per superar-les.

L’Aurora Masip va explicar molt bé en aquest article les claus d’un bon portaveu. A les jornades de Síntesi de formació de portaveus, traslladem als assistents les pautes que ens poden ajudar a aconseguir-ho:

– La importància d’elaborar un discurs amb poques idees clau, entenedor i rigorós.

– Cenyir-se a aquest relat, passi el que passi. I creieu-me que, això, costa molt i s’ha d’estar ben preparat. Perquè cal tenir molt clar que, com diu sempre en Jordi Martínez, expert en comunicació de crisis i director i fundador de Síntesi, els portaveus no han de ser “una ONG dels mitjans de comunicació”. Tendim a respondre el que ens pregunten i, en una crisi, això mai acostuma a ser una bona idea.

– No adoptar compromisos que no sabem si podrem complir, un altre clàssic que pot torpedinar no només la credibilitat del portaveu sinó del conjunt de l’empresa o organització.

– Vigilar amb el llenguatge no verbal: expressió de la cara, moviments de les mans, mirada perduda o en constant moviment, balanceig del cos… Tot plegat transmet moltes coses i no podem passar per alt que sovint passa que no recordem amb exactitud les paraules del portaveu, però, en canvi, sí que recordem l’actitud que el portaveu transmetia: seguretat, nervis, fredor, indecisió…

Ser portaveu, bon portaveu, no és fàcil. I és més difícil encara en situacions en què els nervis i les tensions es disparen. Per això, tenir una formació prèvia en aquest terreny, ajuda. I molt. Però la formació ha de ser això: prèvia. No es pot pretendre formar-se quan la crisi ja ha esclatat, perquè això significa arribar tard i malament. L’objectiu ha de ser tenir tothom a punt, portaveu inclòs, per quan la situació ho requereixi.

De fet, el més recomanable és que tothom de l’organització tingui una formació en comunicació, no només el portaveu. Perquè avui tothom pot ser, d’alguna manera i en qualsevol moment, portaveu de l’organització i, per tant, tothom ha de tenir clar els seus valors i la seva missió i ser capaç de transmetre’ls amb claredat.

Com deia l’Aurora al seu article, tot és qüestió de preparar-se, preparar-se i preparar-se. Ens hi posem?