Vivim en un canvi constant i ens encanta dir-ho i repetir-ho. Ara bé, cada cop que s’ha de fer un canvi real en una empresa o organització, tothom tremola. I, un cop decidit tot el projecte i vistos els impactes que generarà (globalment positius, però sempre amb incerteses inicials), aleshores cridem a l’equip de comunicació perquè hi posi un logo, un eslògan i ho expliqui a tothom perquè ho aplaudeixin.

Amics i amigues CEO, enginyers i consultors, en realitat això no va així: la comunicació és un element essencial i ha de ser-hi des del moment en què es planteja la necessitat de fer el canvi. 

Aquestes són les cinc claus perquè el procés de canvi pugui fer-se i no estigui condemnat al fracàs des de l’inici:

1. Una persona experta en comunicació ha de formar part del procés de canvi des del moment de la concepció del projecte.  Per què? Doncs perquè aporta la visió externa i té coneixement de l’impacte que poden generar les decisions en cadascun dels afectats. Així pot contribuir a que el disseny mateix del projecte i les accions contemplades minimitzin els riscos que el projecte de canvi fracassi. Pot fer que, des del primer moment, es destaquin els elements positius pels quals es dissenya el canvi.

2. Cada procés de canvi és diferent, però tots requereixen un pla comunicatiu adaptat als públics afectats. Això inclou definir quins continguts s’han de compartir, en quin format, per quin canal, amb quins responsables, a quines persones i quin és el millor moment per fer-ho.

3. Ha de decidir, supervisar i elaborar (o coordinar l’elaboració) de tots els materials que expliquen el projecte: presentacions, informes, vídeos, dossiers explicatius, argumentaris… Les paraules utilitzades, la coherència en el missatge i el format dels materials són bàsics per garantir una comunicació clara que limiti les incerteses que genera qualsevol canvi.

4. Ha d’acompanyar els tècnics que expliquen el projecte en les presentacions previstes a tots els nivells definits en el procés de canvi. Això inclou la preparació de missatges clau, l’adaptació del llenguatge a cada audiència i la creació d’eines visuals que facilitin la comprensió del canvi. També, si s’escau, la formació de les persones en presentacions públiques.

5. La persona experta en comunicació ha d’acompanyar el procés de canvi fins que s’ha consolidat. Per escoltar “al bar” o als passadissos què se’n va dient, recollir les preocupacions i inquietuds dels qui se’n veuran afectats i exposar els elements més positius del canvi. La comunicació ha d’estar present fins que el canvi s’hagi consolidat i s’hagi integrat a la cultura de l’organització.

A més de la comunicació més estratègica, en funció del procés de canvi de què es tracti es poden dimensionar les accions comunicatives (obrir una landing específica per al projecte, fer una campanya creativa, etcètera). 

Ara bé, en tots els casos hi ha unes accions mínimes que s’han d’activar:

• Document “Per a què”: Explica el motiu del canvi, els beneficis i els impactes en l’organització amb exemples i dades clares. Aquest ‘per a què’ ha de contenir exemples pràctics comprensibles, i dades clarificadores de l’abans i el després.
• Presentació del projecte: Ha de ser visualment atractiva i incloure la justificació, el calendari i un canal obert i accessible per resoldre dubtes.
• Document de preguntes i respostes: Per anticipar les inquietuds més habituals i oferir respostes clares.
• Llistat de persones prioritzades: On es recull a qui s’ha d’explicar prioritàriament el projecte i es planifiquen les reunions necessàries.
• Comunicació interna: Amb materials i informació per als canals interns per estendre el missatge per igual a tothom.

En definitiva, la comunicació en processos de canvi no és un element accessori, sinó una eina estratègica per garantir l’èxit de la transformació. Implicar-hi un equip especialitzat des del primer moment i planificar amb cura cada acció comunicativa pot marcar la diferència entre l’èxit i el fracàs d’un canvi organitzatiu.