El primer evento en sufrir las consecuencias de la pandemia fue el Mobile World Congress. Y luego llegaron todos los dem\u00e1s\u2026 Durante el confinamiento de los primeros meses, una de las actividades m\u00e1s afectadas en las empresas e instituciones fue la organizaci\u00f3n de los eventos corporativos. <\/p>\n\n\n\n
Posteriormente, las juntas de accionistas, los congresos, las conferencias\u2026 fueron reapareciendo, adapt\u00e1ndose a las nuevas circunstancias y echando mano sobre todo de la tecnolog\u00eda como una herramienta de las organizaciones para mantener la visibilidad de su marca hasta recuperar la normalidad. Los actos presenciales se convirtieron en digitales para seguir mejorando su reputaci\u00f3n y potenciando sus estrategias corporativas. El reto era no parar.<\/p>\n\n\n\n
Hace unos meses, Carme Artigas, secretaria de Estado de Digitalizaci\u00f3n e Inteligencia Artificial, explic\u00f3 en un evento, digital, que \u00abhay a\u00f1os luz, \u2018a\u00f1os perro\u2019 y \u2018a\u00f1os COVID\u2019\u201d, al referirse a la gran velocidad con la que la transformaci\u00f3n digital ha calado en la sociedad espa\u00f1ola. Seg\u00fan Artigas, \u201cun a\u00f1o de COVID equivale a seis de digitalizaci\u00f3n\u201d. <\/p>\n\n\n\n
Esta realidad tambi\u00e9n es aplicable a los actos corporativos; las limitaciones derivadas por la pandemia han generado nuevas oportunidades y una serie de ventajas a las que ya no vamos a renunciar, como la masiva difusi\u00f3n con la que hasta ahora no cont\u00e1bamos o la participaci\u00f3n de oradores y expertos antes inaccesibles al estar a miles de kil\u00f3metros. <\/p>\n\n\n\n
Sin embargo, una gran parte de las profesionales que nos dedicamos a la gesti\u00f3n y organizaci\u00f3n de los eventos apostamos por una futura combinaci\u00f3n de la versi\u00f3n presencial y de la digital, lo que com\u00fanmente hemos llamado \u201cformato h\u00edbrido\u201d. Eso s\u00ed, cuando las circunstancias sanitarias lo permitan.<\/p>\n\n\n\n
Porque el formato online <\/em>por si solo quiz\u00e1s se quede cojo. Uno de los objetivos principales de los eventos f\u00edsicos es la oportunidad de comunicarse de forma personal y directa con los grupos e inter\u00e9s de la organizaci\u00f3n; darse a conocer y relacionarse de manera cercana con el p\u00fablico objetivo. Y en esto los actos presenciales no tienen competencia. <\/p>\n\n\n\n La dificultad ser\u00e1 combinar estos dos formatos de tal manera que no haya asistentes de primera ni de segunda, es decir que tanto los invitados presenciales como los digitales se mantengan conectados <\/em>al evento porque sientan cumplidas sus expectativas. <\/p>\n\n\n\n Pero m\u00e1s all\u00e1 de ser un formato f\u00edsico, virtual o h\u00edbrido, la organizaci\u00f3n de un evento corporativo lleva impl\u00edcita una rigurosa planificaci\u00f3n y una serie de tareas m\u00e1s all\u00e1 de lo que se ve a simple vista:<\/p>\n\n\n\n 1. Establecer objetivos<\/strong><\/p>\n\n\n\n La organizaci\u00f3n de un evento siempre debe tener un objetivo claro, que ser\u00e1 el punto sobre el que pivote el resto de las decisiones que vamos a tomar; incluso la selecci\u00f3n del espacio, del c\u00e1terin o del personal de apoyo tendr\u00e1n que responder al prop\u00f3sito marcado previamente.<\/p>\n\n\n\n Esta primera fase tambi\u00e9n lleva impl\u00edcita decidir a qu\u00e9 tipo de grupo de inter\u00e9s nos dirigimos. Se ahorrar\u00e1 tiempo y esfuerzo si las bases de contactos est\u00e1n actualizadas.<\/p>\n\n\n\n 2. Concretar el presupuesto<\/strong><\/p>\n\n\n\n Debemos ser realistas y conscientes desde el primer momento de con cu\u00e1ntos recursos econ\u00f3micos y humanos contamos. Si dise\u00f1amos un evento cuyas necesidades superan nuestros l\u00edmites presupuestarios, podemos llegar a frustrarnos al no poder hacerlo realidad. <\/p>\n\n\n\n 3. Seleccionar una fecha adecuada<\/strong><\/p>\n\n\n\n En la medida en que se pueda, es importante elegir una fecha que no coincida con la de otros eventos del sector o grandes acontecimientos nacionales y locales. Tambi\u00e9n es recomendable que no se celebre ni lunes ni viernes para alcanzar la m\u00e1xima difusi\u00f3n posible. <\/p>\n\n\n\n 4. Planificar las fases<\/strong><\/p>\n\n\n\n La planificaci\u00f3n es posiblemente uno de los factores m\u00e1s importantes de un evento a la hora de garantizar su \u00e9xito. Se recomienda elaborar un cronograma con el detalle de cada tarea, sus responsables y sus fechas de ejecuci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n 5. Escoger los elementos adecuados para el evento<\/strong><\/p>\n\n\n\n Una vez que conocemos qu\u00e9 queremos hacer, cu\u00e1ndo y con cuantos recursos contamos, debemos escoger el espacio m\u00e1s adecuado, el c\u00e1terin si fuese necesario, los servicios t\u00e9cnicos y audiovisuales, el personal de apoyo\u2026<\/p>\n\n\n\n 6. Elaborar los contenidos<\/strong><\/p>\n\n\n\n Es el momento de plasmar toda la creatividad y la innovaci\u00f3n para que los eventos cumplan los objetivos marcados. Estas tareas van desde la conceptualizaci\u00f3n del acto, el dise\u00f1o de la imagen y la creaci\u00f3n de una plataforma, hasta la elaboraci\u00f3n de las invitaciones y la redacci\u00f3n de los discursos y guiones, entre otros. Cada miembro del equipo estar\u00e1 informado de sus funciones y responsabilidades.<\/p>\n\n\n\n 7. Agradecimiento, encuesta y an\u00e1lisis posevento<\/strong><\/p>\n\n\n\n Al terminar el evento, es recomendable agradecer y conocer el grado de satisfacci\u00f3n de los asistentes con el env\u00edo de una comunicaci\u00f3n que incluya una breve encuesta. Adem\u00e1s, con el objetivo de mejorar para pr\u00f3ximas ocasiones, siempre es una buena pr\u00e1ctica realizar un informe que analice de manera cr\u00edtica todas las fases del evento.<\/p>\n\n\n\n \u00a1Y ya estaremos preparados para el siguiente evento!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" El primer evento en sufrir las consecuencias de la pandemia fue el Mobile World Congress. Y luego llegaron todos los dem\u00e1s\u2026 Durante el confinamiento de los primeros meses, una de las actividades m\u00e1s afectadas en las empresas e instituciones fue la organizaci\u00f3n de los eventos corporativos. Posteriormente, las juntas de accionistas, los congresos, las conferencias\u2026 […]<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":5653,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[20,290],"tags":[435,436,437],"class_list":["post-5652","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-comunicacion","category-comunicacion-corporativa","tag-eventos-digitales","tag-eventos-hibridos","tag-eventos-presenciales"],"acf":[],"yoast_head":"\n